Cashflow berekenen: zo doe je het als ondernemer

Cashflow berekenen is in de kern simpel: ontvangsten min uitgaven in een periode. Wie daarmee begint, loopt wel meteen tegen een ongemakkelijk gegeven aan. Volgens de Rijksoverheid schommelde de gemiddelde betaaltermijn van het grootbedrijf aan het mkb in 2022 tussen de 40 en 43 dagen, terwijl de wet sinds 1 juli van dat jaar maximaal 30 dagen toestaat. Je factuur telt dus al als omzet, lang voordat het geld op je rekening staat. Precies in die tussentijd zit het verschil tussen een mooie winst-en-verliesrekening en een lege bankrekening.

Hoeveel geld komt er in een maand echt binnen? Wat gaat eruit aan leveranciers, loon, aflossing en belasting? En wat blijft er over om te investeren of uit te keren? Op die vragen geeft de winst geen antwoord. De berekening die dat wel doet, begint bij een scherpe definitie van wat je eigenlijk meet.

Wat is cashflow?

Cashflow is het verschil tussen wat er aan geld binnenkomt en wat er uitgaat in een bepaalde periode. De KVK omschrijft het als het verschil tussen ontvangsten en uitgaven op je zakelijke rekening, bekeken per kwartaal, per maand, per week of per dag. Komt er meer binnen dan eruit gaat, dan is je cashflow positief. Gaat er meer uit, dan is hij negatief.

Dat klinkt als hetzelfde als winst, maar het is iets anders. Winst is omzet min kosten volgens de boekhoudregels. Omzet boek je op het moment dat je levert en factureert, ook als de klant pas over zes weken betaalt. Kosten boek je in de periode waarin ze horen, ook als je de rekening al vooruitbetaalde of juist pas later voldoet. Een investering in een bestelbus drukt niet in één keer op de winst, maar als afschrijving verdeeld over een aantal jaren, terwijl de hele koopsom wel in één keer van je rekening gaat.

Cashflow kijkt alleen naar geld dat daadwerkelijk beweegt. Daarom kan een bedrijf winstgevend zijn en toch zijn rekeningen niet kunnen betalen. Omgekeerd kan een verliesgevend jaar prima verlopen op de bank, bijvoorbeeld omdat je een lening hebt opgenomen of een pand hebt verkocht. De winst vertelt je of je bedrijfsmodel klopt, de cashflow vertelt je of je de maand doorkomt.

Boekhoudkundig heet het een kasstroomoverzicht. Volgens Accountant.nl, het magazine van de NBA, is zo'n overzicht in de jaarrekening pas verplicht vanaf het regime middelgroot (Richtlijn voor de jaarverslaggeving 360). De meeste mkb-bedrijven en zzp'ers hoeven er dus niets mee bij de KVK te deponeren. Voor je eigen sturing is het wel het enige overzicht dat laat zien waar je geld blijft.

De formule voor cashflow

De basisformule voor cashflow is kort: cashflow = ontvangsten min uitgaven. Voor een snelle check van een maand is dat genoeg. Pak je bankafschrift, tel alle bijschrijvingen op, tel alle afschrijvingen op en trek het ene van het andere af.

Die ene uitkomst zegt alleen weinig over de oorzaak. Een positieve cashflow omdat je klanten goed betalen is iets anders dan een positieve cashflow omdat de bank je net een lening heeft verstrekt. Daarom splitst een kasstroomoverzicht de geldstromen in drie delen:

• Operationele cashflow: het geld dat je gewone bedrijfsvoering oplevert of kost. Ontvangsten van klanten, betalingen aan leveranciers en personeel, belasting, huur, verzekeringen.
• Investeringscashflow: geld dat je uitgeeft aan of ontvangt uit vaste activa. De aankoop van een machine, een bus, software of een pand, en de verkoop daarvan.
• Financieringscashflow: geld dat je ophaalt bij of terugbetaalt aan financiers. Nieuwe leningen, aflossingen, stortingen van kapitaal en uitkeringen aan de eigenaren.

De formule voor de totale of netto cashflow wordt dan: netto cashflow = operationele cashflow + investeringscashflow + financieringscashflow. En die netto cashflow verklaart de beweging op je rekening: beginsaldo + netto cashflow = eindsaldo. Dat laatste is meteen je controle. Komt de berekening niet uit op het saldo dat je bank laat zien, dan is er een post vergeten of verkeerd ingedeeld.

Waarom dit onderscheid de moeite waard is, zie je bij een bedrijf dat groeit. De omzet stijgt, de winst stijgt, maar de rekening loopt leeg omdat elke nieuwe klant eerst geld kost aan voorraad en pas weken later betaalt. De operationele cashflow is dan negatief, terwijl de winst positief is. Zonder de splitsing zie je alleen dat het saldo daalt en niet waarom.

De periode kies je zelf. Voor een jaarrekening is het een boekjaar, voor je eigen sturing meestal een maand. Hoe korter de periode, hoe scherper je de pieken ziet, maar ook hoe meer werk het is om de cijfers compleet te krijgen. Een bedrijf met een paar grote facturen per jaar heeft aan een kwartaal genoeg; een winkel of webshop met honderden transacties per week heeft meer aan een maand, met een weekoverzicht van het banksaldo erbij.

Operationele cashflow berekenen

De operationele cashflow is het deel waar je als ondernemer het meest aan hebt. Hij laat zien of je bedrijf uit zichzelf geld oplevert, los van investeringen en financiering. Je kunt hem op twee manieren berekenen: direct en indirect. Beide komen op hetzelfde bedrag uit, maar ze vertrekken vanuit een ander punt.

De directe methode

Bij de directe methode tel je de echte geldstromen bij elkaar op. Je kijkt wat klanten daadwerkelijk hebben betaald en wat jij daadwerkelijk hebt overgemaakt, en zet dat in deze formule:

operationele cashflow = ontvangen van klanten min betaald aan leveranciers min betaald aan personeel min betaalde belasting min overige betaalde bedrijfskosten

Het voordeel is dat je precies ziet waar het geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Het nadeel is dat je administratie die informatie zelden kant-en-klaar geeft. Je moet de bankmutaties per soort groeperen, en bij facturen die in termijnen betaald worden of deels oninbaar zijn wordt dat al snel een puzzel. Volgens Accountant.nl wordt de directe methode in de praktijk vrijwel niet toegepast voor het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. Voor een ondernemer die per maand zijn bankrekening doorloopt is hij juist de natuurlijkste vorm.

De indirecte methode

De indirecte methode begint bij de winst en corrigeert die terug naar geld. Je neemt het nettoresultaat uit je winst-en-verliesrekening, telt de kosten erbij op waar geen geld voor de deur uit is gegaan, en verrekent de veranderingen in je werkkapitaal, zodat de formule er zo uitziet:

operationele cashflow = nettowinst + afschrijvingen (en andere niet-contante kosten) min toename van debiteuren en voorraad plus toename van crediteuren en andere kortlopende schulden

Afschrijvingen zijn de bekendste post zonder geldstroom. Je hebt de bestelbus drie jaar geleden betaald; de afschrijving van dit jaar drukt op je winst, maar niet op je rekening. Daarom tel je die weer bij de winst op. Hetzelfde geldt voor voorzieningen die je hebt gevormd maar nog niet hebt uitbetaald.

De indirecte methode is de methode die boekhoudprogramma's en accountants gebruiken, omdat alle cijfers rechtstreeks uit de balans en de winst-en-verliesrekening komen. Als je financiële administratie op orde is, kost deze berekening een kwartier. Is hij dat niet, dan klopt het antwoord ook niet, hoe netjes de formule ook is.

Zo verwerk je het werkkapitaal

De werkkapitaalcorrecties zijn waar de meeste ondernemers de mist in gaan, dus die verdienen een eigen regel. Je vergelijkt steeds de balanspost aan het einde van de periode met die aan het begin:

• Debiteuren stijgen: je hebt meer gefactureerd dan ontvangen. Dat geld zit bij je klanten, dus je trekt de stijging af.
• Debiteuren dalen: klanten hebben oude facturen betaald. Dat is extra geld binnen, dus je telt de daling op.
• Voorraad stijgt: je hebt goederen gekocht die nog in het magazijn liggen. Betaald, maar nog niet verkocht: aftrekken.
• Crediteuren stijgen: je hebt rekeningen van leveranciers nog niet betaald. Het geld is nog bij jou, dus optellen.
• Crediteuren dalen: je hebt oude rekeningen van leveranciers weggewerkt, dus er is geld de deur uit gegaan en je trekt de daling af.

Een ezelsbruggetje: alles wat op de balans bij de bezittingen groeit, kost geld; alles wat bij de kortlopende schulden groeit, levert tijdelijk geld op. Btw hoort hier ook bij. De btw die je op facturen zet is geen omzet, maar je ontvangt hem wel van je klant en draagt hem pas later af. Volgens de Belastingdienst doe je bij een kwartaalaangifte uiterlijk op de laatste dag van de maand na dat kwartaal aangifte. Tussen ontvangst en afdracht staat dat geld dus op je rekening zonder dat het van jou is.

Investeringscashflow en financieringscashflow

De twee andere onderdelen zijn eenvoudiger te berekenen, omdat ze uit weinig, maar grote posten bestaan.

De investeringscashflow is het saldo van alles wat je in vaste activa hebt gestoken en eruit hebt gehaald:

investeringscashflow = ontvangsten uit verkoop van vaste activa min uitgaven voor aankoop van vaste activa

Koop je een machine voor 35.000 en verkoop je de oude voor 5.000 (bedragen in euro's), dan is je investeringscashflow 30.000 negatief. Een negatief getal is hier normaal voor een bedrijf dat investeert; een gezond bedrijf geeft meer uit aan nieuwe middelen dan het ophaalt uit oude. Pas als de investeringscashflow jaar na jaar positief is, is dat een signaal dat je het bedrijf aan het uitkleden bent.

De financieringscashflow laat zien hoe je die investeringen en eventuele tekorten betaalt:

financieringscashflow = nieuwe leningen en kapitaalstortingen min aflossingen min uitkeringen aan eigenaren (dividend of privéopnamen)

Voor een eenmanszaak vallen privéopnamen hieronder, voor een bv dividend en de aflossing van een rekening-courant met de dga. Een positieve financieringscashflow betekent dat er meer geld van financiers binnenkwam dan je terugbetaalde. Dat is logisch in een groeifase en zorgwekkend als het jaar na jaar nodig is om de gewone bedrijfsvoering te dekken.

Rente verdient een opmerking. Bij de indirecte methode zit de rente al in de nettowinst en dus in de operationele cashflow. Sommige overzichten zetten betaalde rente bij financiering. Kies één aanpak en houd die vol, anders zijn je maanden niet vergelijkbaar.

Free cash flow berekenen

Free cash flow, in het Nederlands vrije kasstroom, is het geld dat overblijft nadat je bedrijf zichzelf draaiende heeft gehouden en de noodzakelijke investeringen heeft gedaan. Volgens Qonto is de formule: free cash flow = operationele cashflow min investeringen in vaste activa. Dat bedrag is vrij besteedbaar: voor extra aflossing, een buffer, een uitkering of een nieuwe stap.

Dezelfde uitkomst bereik je vanuit de winst. Dan is het nettowinst plus afschrijvingen, min investeringen, min de toename van het werkkapitaal. Dat is in feite de indirecte methode met de investeringen er meteen af.

Free cash flow is het cijfer waar banken en investeerders naar kijken, omdat het laat zien hoeveel een bedrijf kan dragen aan rente, aflossing en dividend zonder in de problemen te komen. Voor een ondernemer is het vooral een eerlijkheidstoets. Een bedrijf dat 40.000 uit zijn bedrijfsvoering haalt en elk jaar 35.000 in machines moet steken om bij te blijven, houdt een vrije kasstroom van 5.000 over. Dat is het echte bedrag dat je aan jezelf of aan groei kunt besteden, en dat is een stuk kleiner dan de winst doet vermoeden.

Let op bij het vergelijken van bronnen. De ene definitie trekt alleen de aankopen af, de andere het saldo van aankopen en verkopen (de hele investeringscashflow). Bij een bedrijf dat zelden iets verkoopt maakt dat weinig uit; bij een verhuurder van materieel kan het verschil groot zijn.

Rekenvoorbeeld: een jaar uit een mkb-bedrijf

Neem een installatiebedrijf met een bv, één bestelbus en wat personeel. De cijfers zijn fictief en afgerond, alle bedragen zijn in euro's. Uit de winst-en-verliesrekening komt:

• Omzet (gefactureerd): 300.000
• Bedrijfskosten (inkoop, loon, huur, overig): 230.000
• Afschrijvingen: 15.000
• Belasting over het resultaat: 11.000
• Nettowinst: 44.000

Een nette winst. Toch is de bankrekening in dat jaar maar met 13.000 gegroeid, en de berekening hieronder laat per onderdeel zien waar de rest is gebleven.

Eerst de operationele cashflow

Van de balans aan het begin en het einde van het jaar heb je deze veranderingen nodig:

• Debiteuren: van 30.000 naar 50.000, een toename van 20.000
• Voorraad: van 10.000 naar 15.000, een toename van 5.000
• Crediteuren: van 14.000 naar 20.000, een toename van 6.000

Indirecte methode: nettowinst 44.000 plus afschrijvingen 15.000 is 59.000. Daar gaat de toename van debiteuren (20.000) en voorraad (5.000) af en de toename van crediteuren (6.000) bij. Dat geeft een operationele cashflow van 40.000.

Dezelfde som via de directe methode. Ontvangen van klanten: 300.000 gefactureerd min 20.000 dat nog openstaat, is 280.000. Betaald aan leveranciers, personeel en overige kosten: 230.000 aan kosten plus 5.000 extra voorraad min 6.000 dat je nog niet hebt betaald, is 229.000. Betaalde belasting: 11.000. Operationele cashflow: 280.000 min 229.000 min 11.000 is 40.000. Beide wegen leiden naar hetzelfde getal, en dat is de controle die je wilt zien voordat je op de uitkomst gaat sturen.

De winst was 44.000, de operationele cashflow 40.000. Het verschil zit bijna helemaal in de klanten die later betalen. Zonder die 20.000 extra debiteuren was de operationele cashflow 60.000 geweest.

Daarna investeren en financieren

Het bedrijf heeft dit jaar een nieuwe bestelbus gekocht en de oude ingeruild, en de financiering aangepast:

• Aankoop nieuwe bus: 35.000 eruit
• Verkoop oude bus: 5.000 erin
• Investeringscashflow: 30.000 negatief
• Nieuwe lening voor de bus: 25.000 erin
• Aflossing bestaande lening: 12.000 eruit
• Dividend aan de dga: 10.000 eruit
• Financieringscashflow: 3.000 positief

Van beginsaldo naar eindsaldo

Netto cashflow: 40.000 min 30.000 plus 3.000 is 13.000. Stond er aan het begin van het jaar 22.000 op de rekening, dan moet er aan het einde 35.000 staan. Klopt dat met het bankafschrift, dan is de berekening sluitend.

De free cash flow van dit bedrijf is 40.000 min de aankoop van 35.000, dus 5.000. Het dividend van 10.000 was daarmee twee keer zo hoog als wat het bedrijf uit zichzelf vrij kon maken; het verschil is deels met de nieuwe lening gefinancierd. Dat is geen ramp in een jaar met een grote aanschaf, maar het is wel iets om te weten voordat je volgend jaar hetzelfde bedrag uitkeert.

Wat zegt de uitkomst?

Een berekening is pas nuttig als je weet wat je met de uitkomst doet. Kijk daarvoor niet naar één getal, maar naar de combinatie van de drie onderdelen.

Operationeel positief, investering negatief, financiering negatief. Het bedrijf verdient geld, investeert en lost af of keert uit. Dit is het plaatje van een volwassen, gezond bedrijf. De vraag is alleen of de operationele cashflow groot genoeg is om de andere twee te dragen; is de netto cashflow jaar na jaar negatief, dan teert het bedrijf in op zijn buffer.

Operationeel positief, investering negatief, financiering positief. Een groeiend bedrijf dat meer investeert dan het zelf verdient en het verschil leent. Prima zolang de investeringen later meer operationele cashflow opleveren. Blijft dat uit, dan groeit de schuld harder dan het bedrijf.

Operationeel negatief, financiering positief. De gewone bedrijfsvoering kost geld en leningen of privéstortingen houden het overeind. Bij een starter is dat normaal. Bij een bedrijf dat al jaren draait, is het een signaal dat de marge te laag is, de klanten te laat betalen of de voorraad te groot is. Dit is de situatie waarin een negatieve cashflow structureel wordt, en dan wil je weten welke van die drie oorzaken het is.

Operationeel negatief, investering positief. Het bedrijf verkoopt bezittingen om de lopende kosten te betalen, en dat houdt vanzelf op zodra er niets meer te verkopen valt.

Bij het beoordelen helpen twee vragen. Hoeveel maanden aan vaste lasten dekt je huidige saldo plus de operationele cashflow die je verwacht? En welk deel van je operationele cashflow gaat op aan aflossing en uitkeringen? Als die tweede vraag boven de honderd procent uitkomt, zoals in het rekenvoorbeeld, dan ben je meer aan het verdelen dan er binnenkomt.

Seizoensbedrijven moeten de uitkomst per maand met wat afstand lezen. Een hovenier of strandpaviljoen heeft in de winter een negatieve operationele cashflow en in de zomer een flink positieve; het jaartotaal zegt dan meer dan een losse maand. Wat telt is of het saldo aan het begin van het stille seizoen groot genoeg is om de vaste lasten tot het volgende drukke seizoen te dekken. Voor een eenmanszaak geldt bovendien dat de privéopnamen in de financieringscashflow zitten. Een ondernemer die maandelijks meer opneemt dan de operationele cashflow oplevert, ziet dat in de netto cashflow terug, ook als de winst op papier prima is.

Wie de uitkomst wil verbeteren, heeft meer aan een gerichte aanpak dan aan de berekening zelf. Sneller factureren, een kortere betaaltermijn, een rollende prognose en bewuste keuzes rond financiering staan uitgewerkt in de blog over cashflow beheren. De berekening vertelt je waar het lek zit; die strategieën vertellen je hoe je het dicht.

Hoe vaak bereken je je cashflow en waarmee?

Een jaarberekening zoals in het voorbeeld is goed om te begrijpen hoe de onderdelen samenhangen, maar te traag om op te sturen. Tegen de tijd dat de jaarrekening er ligt, zijn de problemen van maart allang die van september geworden. Voor de meeste mkb-bedrijven is een maandelijkse berekening het juiste ritme, met een wekelijkse blik op het saldo en de openstaande facturen in drukke of krappe periodes.

Dat lukt alleen als de administratie bij is. De indirecte methode heeft een actuele balans nodig, en dus geboekte inkoopfacturen, verwerkte bankmutaties en bijgewerkte debiteuren. Werk je de boekhouding één keer per kwartaal bij, dan kun je je cashflow ook maar één keer per kwartaal berekenen. Hoe vaak dat bijwerken nodig is, hangt af van je transactievolume; de richtlijnen voor het bijwerken van je boekhouding geven daar een vuistregel voor.

Van berekenen naar vooruitkijken is een kleine stap. Zet de verwachte ontvangsten en uitgaven van de komende weken in dezelfde drie categorieën en je hebt een prognose. Reken daarbij met de betaaltermijn die klanten echt halen, niet met de termijn op je factuur. De Rijksoverheid meldt dat de wettelijke maximale betaaltermijn van grote bedrijven aan het mkb sinds 1 juli 2022 van 60 naar 30 dagen is gegaan en sinds 1 juli 2023 voor alle overeenkomsten geldt. De praktijk wijkt daar nog altijd van af, dus plan met je eigen ervaringscijfers.

Zet ook de vaste uitgaande posten op de kalender. De btw-afdracht per kwartaal, de voorlopige aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, de loonheffingen en de aflossingen zijn voorspelbare bedragen op voorspelbare data. Juist daar gaat het vaak mis: het geld is er wel, maar het is al bestemd. Wie bijvoorbeeld een grote investering wil doen of dividend wil uitkeren, kan met fiscaal advies vooraf bepalen wat dat doet met de belastingdruk en de timing van de aanslagen, zodat de financieringscashflow niet botst met wat de Belastingdienst verwacht.

De berekening zelf vraagt geen bijzondere software. Een spreadsheet met de drie categorieën en de werkkapitaalcorrecties volstaat, zolang de brongegevens uit een bijgewerkte boekhouding komen. Heb je een jaarrekening, dan staan de meeste getallen die je nodig hebt al in dat document; de uitleg over het lezen van een jaarrekening laat zien waar je ze vindt. Wat ontbreekt is meestal het stuk ertussen: de vertaling van die twee overzichten naar geld. Dat is precies de vertaling die de drie formules maken.

Samenvatting

• Cashflow is het geld dat in een periode op je rekening binnenkomt min het geld dat eraf gaat, en die uitkomst wijkt af van de winst omdat omzet en kosten op een ander moment geboekt worden dan het geld beweegt.
• Een volledig kasstroomoverzicht splitst de cashflow in operationeel, investering en financiering; de som van de drie moet het verschil tussen je begin- en eindsaldo verklaren, en die aansluiting is je controle.
• Voor de operationele cashflow heb je de keuze tussen de directe methode (ontvangsten min betalingen) en de indirecte (nettowinst plus afschrijvingen, gecorrigeerd voor de veranderingen in debiteuren, voorraad en crediteuren); beide methodes geven hetzelfde bedrag.
• Free cash flow is wat van de operationele cashflow overblijft na de investeringen in vaste activa; in het rekenvoorbeeld blijft van een nettowinst van 44.000 maar 5.000 vrij over, en dat is het bedrag waar uitkeringen en groei uit betaald moeten worden.
• De uitkomst lees je in combinaties: operationeel positief met investeringen en aflossingen is gezond, operationeel negatief dat door leningen wordt gedekt vraagt om onderzoek naar marge, betaaltermijnen of voorraad.
• Bereken maandelijks vanuit een bijgewerkte administratie en gebruik in een prognose de werkelijke betaaltermijn van je klanten in plaats van de termijn die op je factuur staat.

Wil je weten wat deze cijfers voor jouw bedrijf betekenen, of twijfel je of je financiële administratie de juiste basis geeft voor de berekening? Vraag dan een gratis adviesgesprek aan.