Het verschil tussen salarisadministratie en loonadministratie

Voor de wet maakt het niet uit welk woord je kiest: allebei gaat het om de verwerking van het loon van je werknemers en de afdracht van loonheffingen aan de Belastingdienst. De Belastingdienst heeft het vrijwel alleen over loonadministratie, de KVK schrijft over "je loon- of salarisadministratie" in één adem. Het verschil zit in wat aanbieders eronder verstaan. Een loonbureau of softwarepakket rekent bij salarisadministratie vaak meer taken mee dan de wettelijke kern, en dat wordt van belang zodra je een offerte vergelijkt of taken verdeelt tussen jezelf, je boekhouder en je software.

Wat is loonadministratie?

Loonadministratie is de vastlegging van het loon dat je aan je werknemers betaalt en van de loonheffingen die je daarop inhoudt en afdraagt. Volgens Ondernemersplein van de overheid moet je een loonadministratie opzetten en bijhouden zodra je personeel in dienst neemt. Het woord komt uit de fiscale wereld: de wet die de inhouding regelt heet de Wet op de loonbelasting 1964, en ook het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst gebruikt loon als vaste term.

De loonheffingen bestaan volgens de overheid uit drie onderdelen:

• Loonbelasting en premie volksverzekeringen: de belasting die je namens je werknemer inhoudt op het brutoloon.
• Premies werknemersverzekeringen: de premies die je als werkgever betaalt voor de verzekeringen van je werknemers.
• Inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet: de bijdrage voor de zorgverzekering, als werkgeversheffing of als bijdrage.

De kern van je loonadministratie is dus een rekensom per werknemer per periode: wat is het brutoloon, wat gaat eraf, wat krijgt de werknemer netto en wat draag je af aan de Belastingdienst. Alles wat je vastlegt, dient om die rekensom te onderbouwen bij een controle.

Wat bedoelen mensen met salarisadministratie?

Salarisadministratie is in de spreektaal hetzelfde proces, met een ander woord. De KVK gebruikt de termen door elkaar en beschrijft onder "salarisadministratie" precies dezelfde stappen die de Belastingdienst onder loonadministratie verstaat: je aanmelden als werkgever, een loonstaat per werknemer, loonstroken, loonaangifte en jaaropgaven.

Het verschil in woordkeuze heeft vooral een taalkundige achtergrond. Salaris is het woord voor een vast bedrag per maand, loon is het bredere begrip en omvat ook uurloon, weekloon, toeslagen en bonussen. Een administratiekantoor of loonbureau kiest vaak voor salarisadministratie omdat ondernemers dat woord zelf in de zoekbalk typen. Een loonstrook wordt niet ongeldig omdat er salarisstrook boven staat, en een salarisadministrateur doet hetzelfde werk als een loonadministrateur. Wie in een vacature of offerte een van beide woorden ziet, weet daarmee nog niet wat er precies gedaan wordt. Dat lees je af aan de taken die erbij staan.

Waar het onderscheid in de praktijk wel zit

Toch is er een verschil dat je moet kennen als je werk uitbesteedt of software kiest. Salarisadministratie wordt vaak breder opgevat dan de fiscale kern. Een pakket of dienst onder die naam bevat dan ook zaken die met personeel te maken hebben maar niet met de loonheffingen zelf:

• Verlof en verzuim: het bijhouden van vakantiedagen, ziekmeldingen en de gevolgen daarvan voor de uitbetaling.
• Pensioen en cao: de aanlevering aan het pensioenfonds en de toepassing van cao-afspraken over toeslagen en nabetalingen.
• Mutaties en contracten: indiensttredingen, loonsverhogingen en uitdiensttredingen verwerken en vastleggen.
• Rapportages: overzichten van loonkosten per afdeling of project voor je eigen sturing.

Loonadministratie is in die lezing het verplichte deel dat de Belastingdienst controleert. Salarisadministratie is het hele proces rond de betaling van je mensen, inclusief de onderdelen die je voor je cao, je pensioenfonds of je eigen inzicht bijhoudt. Een vaste definitie bestaat niet. Kijk dus bij elke aanbieder, ook bij onze salarisadministratie voor werkgevers, welke taken er precies onder vallen.

Wat hoort er altijd in je loonadministratie?

Welk woord je ook gebruikt, een aantal onderdelen is wettelijk verplicht. De KVK zet ze in zeven stappen op een rij en de Belastingdienst werkt ze uit in het Handboek Loonheffingen:

• Aanmelding als werkgever: je meldt je aan bij de Belastingdienst en krijgt een loonheffingennummer en een aangiftebrief, waarin staat over welke tijdvakken je aangifte doet.
• Identiteit van de werknemer: je controleert de identiteit vóór de eerste werkdag en legt de persoonsgegevens en het burgerservicenummer vast.
• Loonstaat per werknemer: hierin staan het loon, het vakantiegeld, vergoedingen, bonussen en nabetalingen, en of je de loonheffingskorting toepast.
• Loonstrook: volgens Ondernemersplein ben je verplicht een loonstrook te geven bij de eerste loonbetaling en bij elke betaling die afwijkt van de vorige. Een maandelijkse loonstrook is gebruikelijk, maar niet verplicht als er niets verandert.
• Loonaangifte: je doet per maand of per vier weken aangifte loonheffingen, afhankelijk van wat in je aangiftebrief staat.
• Jaaropgaaf: na afloop van het jaar krijgt elke werknemer een jaaropgaaf, volgens het model van de Belastingdienst.

Daarnaast geldt een bewaarplicht. Volgens de KVK bewaar je de administratie zeven jaar, ook als je bedrijf stopt. Voor de kopie van het identiteitsbewijs geldt volgens Ondernemersplein een eigen termijn: minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst ging. Ondernemersplein voegt toe dat de loonadministratie bewaard moet worden op de plek waar je bedrijf gevestigd is.

Je loonadministratie staat niet los van de rest van je cijfers. De loonkosten komen terug in je boekhouding en je jaarrekening. Wil je weten hoe die onderdelen samenhangen, lees dan wat er onder financiële administratie valt. Een vergelijkbare begripsverwarring speelt trouwens bij het verschil tussen financiële administratie en boekhouding.

Waar het in een kleine loonadministratie misgaat

De meeste fouten ontstaan niet in de berekening zelf, want die doet de software. Ze ontstaan in de gegevens die erin gaan. Bij werkgevers met een handvol medewerkers zien we steeds dezelfde drie punten terugkomen.

De eerste is de loonheffingskorting. Een werknemer geeft bij indiensttreding via het formulier Opgaaf gegevens voor de loonheffingen door of je de korting moet toepassen. Op dat formulier wijst de Belastingdienst erop dat de korting maar bij één werkgever tegelijk mag. Heeft je nieuwe medewerker er ook een bijbaan naast, dan loont het om dat bij de start na te vragen. Anders krijgt hij te veel netto uitbetaald en volgt later een rekening bij de aangifte inkomstenbelasting.

Het tweede punt zijn mutaties die te laat binnenkomen. Een loonsverhoging per de eerste van de maand die pas halverwege wordt doorgegeven, betekent een correctie in de volgende periode en een extra loonstrook. Wie wijzigingen op één vast moment per maand verzamelt en doorgeeft, voorkomt het meeste herstelwerk.

Het derde punt is het personeelsdossier. Een ontbrekende kopie van het identiteitsbewijs of een niet getekende opgaaf lijkt een detail, maar bij een controle moet je kunnen aantonen dat je de identiteit hebt vastgesteld. Volgens de Belastingdienst geldt het hogere anoniementarief als je de identiteit van een werknemer niet of niet op tijd hebt vastgesteld. Zonder kopie loop je dus het risico dat je dat tarief alsnog moet toepassen.

Waarom de woordkeuze uitmaakt bij uitbesteden

Omdat de termen in de markt door elkaar lopen, kan een offerte voor salarisadministratie iets heel anders bevatten dan je verwacht. Het ene kantoor rekent alleen de loonstroken en de loonaangifte, het andere neemt ook verlof, pensioenaanlevering en mutaties mee. Vergelijk daarom nooit op prijs per loonstrook alleen, maar vraag welke taken bij jou blijven liggen.

Een paar vragen die helpen:

• Wie verwerkt de mutaties? Een loonsverhoging of nieuwe medewerker moet op tijd bij de verwerker liggen, anders klopt de aangifte niet.
• Wie doet de aangifte en wie is aanspreekbaar? Je blijft als werkgever verantwoordelijk voor een juiste en tijdige aangifte, ook als een ander hem indient.
• Wat valt er buiten de prijs? Jaaropgaven, cao-nabetalingen en de aanlevering aan het pensioenfonds worden soms apart gerekend.

Doe je het liever zelf? Volgens de Belastingdienst kun je met tien of minder werknemers aangifte doen met de aangiftesoftware in Mijn Belastingdienst Zakelijk; met meer werknemers heb je commerciële salarissoftware nodig. Zelf doen bespaart kosten, maar kost tijd en vergroot de kans op fouten, en een fout in de aangifte kan een boete opleveren. Voor een volledig beeld van software, kosten en de keuze tussen zelf doen en uitbesteden is er onze gids over salarisadministratie voor ondernemers.

Werk je met zzp'ers in plaats van werknemers, dan heb je voor hen geen loonadministratie nodig. Let wel op dat de relatie in de praktijk geen dienstverband is, want dan ben je alsnog inhoudingsplichtig. Meer daarover staat bij schijnzelfstandigheid bij zzp'ers.

Conclusie

Loonadministratie en salarisadministratie gaan over hetzelfde proces: het loon van je werknemers berekenen, de loonheffingen inhouden en afdragen, en dat met loonstaten, loonstroken, aangiften en jaaropgaven onderbouwen. Loonadministratie is de term van de Belastingdienst; salarisadministratie wordt in de markt vaak breder gebruikt, met verlof, pensioen en mutaties erbij. Kijk bij uitbesteden dus naar de taken, niet naar het woord. Wil je weten wat wij voor je kunnen overnemen, bekijk dan onze salarisadministratie voor mkb-ondernemers.